Efektywne zarządzanie sobą w czasie – jak poprawić organizację pracy?

Efektywne zarządzanie sobą w czasie to kluczowa umiejętność, dzięki której możliwe jest osiąganie celów i zadań w sposób efektywny. W dzisiejszych czasach, gdy wiele osób zmaga się z wielozadaniowością, nadmiarem informacji i stale rosnącymi wymaganiami, umiejętność skutecznego zarządzania swoim czasem jest szczególnie ważna. Zarządzanie czasem to nic innego jak umiejętne planowanie, organizowanie i wykorzystywanie czasu, w takie sposób, aby osiągnąć założone cele i wykonać zadania w sposób jak najbardziej efektywny. Umiejętność efektywnego zarządzania czasem wymaga nie tylko wykorzystywania odpowiednich narzędzi czy technik. Należy również wziąć pod uwagę samodyscyplinę, konsekwencje w swoich działaniach oraz umiejętność zarządzania priorytetami. Czyli zadaniami, które są ważne dla nas bądź dla organizacji.

Co jest ważne w zarządzaniu czasem?

Jak zostało już nadmienione wcześniej, ważnym punktem wyjścia w efektywnym zarządzaniu czasem jest planowanie. Niezależnie od tego, czy zadania oraz cele dotyczą pracy zawodowej czy życia prywatnego, należy zastanowić się, co chcemy osiągnąć i jakie zadania mają status tych priorytetowych. Do planowania warto wykorzystywać takie narzędzia jak kalendarze, czy aplikacje do zarządzania zadaniami.

Ważnym elementem zarządzania jest także organizacja. Dobrze zorganizowane zadania, zaplanowane w logiczny sposób, pozwalają na uniknięcie rozpraszania się i zmniejszają ryzyko pominięcia priorytetowych zadań. Należy zatem pamiętać o tym, by poświęcić odpowiednią ilość czasu na uporządkowanie i rozplanowanie swoich zadań na priorytetowe, ważne i mniej ważne.

Efektywne zarządzanie sobą w czasie – pożeracze czasu

Następnym ważnym elementem w efektywnym zarządzaniu czasem, który należy wziąć pod uwagę jest eliminacja przeszkód, czyli inaczej tzw. pożeraczy czasu. Bardzo często zdarza się, że nasza praca jest zakłócana przez różnego rodzaju czynniki zewnętrzne do których należą m.in.:

• Niepotrzebne powiadomienia i rozpraszacze – wibracje telefonu, e-maile, powiadomienia z aplikacji
• Brak organizacji i planowania – nieposiadanie listy zadań, harmonogramu pracy lub kalendarza
• Przerywanie pracy – nieplanowane spotkania, rozmowy z innymi osobami, nagłe telefony, przeglądanie social mediów
• Złe nawyki prowadzące do braku energii – zbyt późne chodzenie spać, złe odżywianie się, brak aktywności fizycznej
• Nadmiar obowiązków – za dużo zadań priorytetowych, złe planowanie czasu, brak delegowania zadań
• Prokrastynacja – zwlekanie, odkładanie trudnych lub niewygodnych zadań na później

Jak widać czynników, które zakłócają efektywność i tempo pracy jest wiele. Dlatego trzeba zastanowić się przed rozpoczęciem pracy, co może nas rozpraszać i jak temu zapobiec. Eliminacja przeszkód zdecydowanie ułatwi wykonywanie zadań i przyczyni się do szybszego osiągania celów i ukończenia zadań.

Jak skutecznie formułować cele?

W efektywnym zarządzaniu sobą w czasie pomagają narzędzia, które dają możliwość zakwalifikowania zadań w taki sposób, by ich osiągniecie było przyjemnością i zajmowało znacznie mniej czasu. Narzędzia te powodują również, że możliwe jest produktywne wykorzystywanie czasu, bez marnowania go na niepotrzebne przyjemności. Poniżej przykłady dwóch z nich.

Zasada SMART

Zasada SMART to metoda, która wspomaga skuteczne definiowanie celów i zadań, dzięki czemu wzrasta szansa na ich osiągniecie. Jest to skrót od angielskich słów specific, measurable, achievable, relevant i time-bound. Poniżej omówimy sobie ich znaczenie:

• Specific (konkretny) – cel powinien określony w sposób jasny i precyzyjny, aby wiadome było co chce się osiągnąć.
• Measurable (mierzalny) – cel powinien być możliwy do zmierzenia, aby możliwe było określenie, czy został osiągnięty czy nie.
• Achievable (osiągalny) – cel powinien być możliwy do osiągnięcia. Dlatego należy wziąć pod uwagę zasoby, umiejętności i ograniczenia.
• Relevant (istotny) – cel powinien być ważny dla osoby, która ma go osiągnąć, jak i ważny dla ogółu. Jest to ważne, by nie tracić czasu na rzeczy niepotrzebne
• Time-bound (określony w czasie) – Cel powinien być określony w czasie, aby można było wyznaczyć termin jego realizacji i skupić się na nim

Zasada SMART jest bardzo pomocna w planowaniu celów, ponieważ pozwala na ich dokładne określenie i kontrolowanie postępów ich realizacji. Jest także przydatna, gdy mamy wiele celów i zadań do wykonania i musimy je uporządkować, aby efektywnie zarządzać swoim czasem.

Matryca Eisenhowera

To kolejne narzędzie, które pozwala na efektywne zarządzanie swoim czasem. Matryca składa się z czterech ćwiartek, które są podzielone na dwa wymiary: pilność i ważność. Ważność odnosi się do tego, które zadania są dla nas ważne, natomiast pilność wskazuje ile zostało nam czasu, by ukończyć zadanie. Skupienie i posiadanie wielu zadań w jednej z ćwiartek niesie za sobą pewne konsekwencje. Jak zatem wyglądają ćwiartki i jakie niosą konsekwencje?

• I ćwiartka „Pilne i ważne” – w tej ćwiartce zadania są ważne jak i pilne. Czyli wymagają natychmiastowej realizacji. Są to zadania, których nie można przekładać na później. Jeśli chodzi o konsekwencje nadmiaru zadań w tej ćwiartce, to niesie to za sobą ciągłe napięcie, stres, zmęczenie, wypalenie. A w konsekwencji ucieczkę do czwartej ćwiartki, którą za chwileczkę omówimy.
• II ćwiartka „Ważne ale nie pilne” – w tej ćwiartce znajdują się zadania które mają status ważnych, ale nie wymagają natychmiastowego zrealizowania. Konsekwencjami tej ćwiartki są: energia, motywacja, dobre relacje z innymi, równowaga i spełnienie. A także zadowolenie i satysfakcja.
• III ćwiartka „Nie ważne ale pilne” – w tej ćwiartce znajdują się te zadania, które są pilne, ale nie ważne. Dużo osób klasyfikuje swoje zadania do tej ćwiartki. Jest to wykonywanie zadań, które są pilne dla innych, ale nie ważne dla nas. Jest to próba uniknięcia wyrzutów sumienia, że nie pomagamy innym, gdy tego potrzebują. Konsekwencjami są: uczucie bycia ofiarą, poczucie winy, lęk przed odrzuceniem, brak poczucia sensu działania
• IV ćwiartka „Nie ważne i niepilne” – to ćwiartka, która z reguły jest wykorzystywana do ucieczki przed wymagającymi zadaniami. To tutaj zakwalifikować można zapełnianie czasu jego pożeraczami. Konsekwencjami są: niskie poczucie własnej wartości, piętrzenie się zadań, marnowanie czasu na przyjemności, poczuci straty czasu

Korzystanie z matrycy Eisenhowera pomaga w podejmowaniu decyzji, wpływa na produktywność, a także zapobiega marnowaniu czasu na nieważne zadania.

Efektywne zarządzanie sobą w czasie – szkolenie

Chcesz, aby Twoi pracownicy efektywnie zarządzali sobą w czasie? Skontaktuj się z nami i zapisz na szkolenie! W efekcie szkolenia prowadzonego przez ekspertkę Annę Możdżyńską, Twoi pracownicy:

• Wiedzą co wpływa na organizację pracy własnej
• Potrafią znaleźć indywidualne rozwiązania na eliminację „pożeraczy” czasu, zarówno w pracy zawodowej jak i wżyciu osobistym
• Potrafią definiować cele i ustalać priorytety realizowanych zadań
• Wiedzą komu delegować oraz jak kontrolować wyniki powierzonych prac

W programie szkolenia przewidziano m.in:

• Analizę gospodarowania czasem pracy
• Wyznaczanie celów
• Sztukę delegowania zadań
• 5 kroków ku lepszej organizacji pracy

Nie zwlekaj skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację! Dodatkowo zyskaj także profesjonalną pomoc w procesie pozyskiwania dofinansowania na szkolenie i pomoc w rozliczeniu projektu po jego realizacji!