Jak poradzić sobie ze stratami generowanymi przez stoiska owocowo warzywne?

Straty. To słowo spędza sen z powiek dużej części przedsiębiorców. Szczególnie tych, którzy zajmują się sprzedażą detaliczną w branży FCMG. W naszych poprzednich artykułach, poruszaliśmy tematykę poprawnego wykorzystywania kolejności ekspozycji w celu zwiększenia sprzedaży. Poruszaliśmy także kilkakrotnie kwestię poprawnych zamówień i sposobu odbierania dostaw. W tym artykule chcielibyśmy jednak poruszyć wyłącznie temat unikania strat. A więc omówić szczegółowo wszystkie procesy, które powodują straty oraz sposoby, które mogą pomóc wam zminimalizować wyżej wspomniane straty. Co ważne, warto pamiętać, że niezbędne jest również przestrzeganie wszystkich zasad opisanych w wyżej podlinkowanych artykułach. Gdyż nie ma jednego złotego środka, pozwalającego zmniejszyć straty. Jedyną drogą jest kompleksowe działanie obejmujące wiele obszarów działalności oraz działania podejmowane w celu optymalizacji procesów takich jak wspomniane składanie zamówień. To wszystko wymaga także dokładnej analizy naszej sprzedaży.

Straty spowodowane przez błędy organizacyjne – stoiska owocowo-warzywne

Zapewne niemalże każdy przedsiębiorca jest w stanie wskazać organizację pracy swoich pracowników jako jedną z przyczyn wysokości generowanych strat. Dlatego zajmiemy się w pierwszej kolejności najczęstszymi błędami przy pracy, jako czynnikiem, który powinniśmy poprawić w pierwszej kolejności:

• brak przestrzegania zasady FIFO

Zasada ta określa prostą zależność – w pierwszej kolejności, na półki powinien być wykładany towar, leżący najdłużej w magazynie. Zasada ta nabiera szczególnego znaczenia w kontekście stoisk owocowo warzywnych  – zbyt długo trzymane warzywa i owoce zepsują się i będą niezdatne zarówno do sprzedaży jak i do spożycia. Tyczy się to także dotowarowywania stoiska – nigdy nie powinniśmy wykładać świeższych towarów na wierzch – to właśnie starsze powinny znaleźć się na samej górze ekspozycji, aby zostały wyprzedane w pierwszej kolejności. Jeżeli będziemy postępować odwrotnie, istnieje duża szansa, że w najlepszym przypadku starsza ekspozycja trafi do „przecen jakościowych” i zamiast generować zysk, ledwo pozwoli na zwrot kosztów zakupu.

• komunikacja

zespół powinien ze sobą współpracować, a kierownik sklepu bądź jego zastępca powinien nadzorować tę pracę. Wymiana informacji między zmianami czy przy składaniu zamówień, pozwala wyeliminować wszystkie „niedomówienia”, skutkujące przykładowo błędami w zamówieniach. Co więcej, pracownikom należy także zapewnić komplet niezbędnych szkoleń, nie tylko w zakresie obsługi sprzętów znajdujących się na sklepie, ale także w kwestiach dotyczących nadzoru nad stoiskiem owocowo warzywnym czy o dbałości o ogólnie pojmowaną ekspozycję. Bardzo wiele strat jest generowanych właśnie przez błędy pracowników lub ich niewiedzę. Dlatego dostarczenie odpowiedniej wiedzy oraz nadzór czy egzekwowanie poprawnego wykonywania obowiązków to powinność każdego przedsiębiorcy. Nie tylko w branży FCMG.

• sprawy formalne, takie jak listy kasowe, spisy inwentaryzacyjne, protokoły zamówień i odbiorów dostaw

Mając wszystko „na papierze” łatwiej nam będzie przeanalizować, w którym momencie został popełniony błąd. A także jakie działania miały bezpośredni wypływ na większe straty. Nieodłączną częścią formalizacji jest kwestia zapewnienia odpowiedniego sprzętu pracownikom, oraz odpowiednie przeszkolenie ich z zasad obsługi maszyn/systemu/etc. Tylko w ten sposób zyskamy pewność, że formalności są prowadzone prawidłowo i sprawiają, że analiza oraz wnioski będą prawdziwe. A ich wdrożenie przyczyni się do zmniejszenia strat.

• przechowywanie towarów

Prawidłowe przechowywanie pozwala dłużej zachować świeżość a co za tym idzie, zdatność do sprzedaży. Natomiast nieprawidłowe przechowywanie sprawia, że produkty mogą się szybciej psuć, więdnąć, wysychać, tracić wilgoć. Należy także pamiętać o odpowiedniej dbałości o stoisko. Jak wspominaliśmy w poprzednich publikacjach, stoisko musi być cały czas kontrolowane, ekspozycja sprawdzana i trzymany odpowiedni porządek. Pamiętamy tez o zraszaniu wodą warzyw, które tego wymagają, szczególnie w sezonie wiosenno-letnim.

• kradzieże

Wiadomo, że zdarzają się one wszędzie i nie możliwym jest ich całkowite wyeliminowanie. Ale instalując monitoring, zatrudniając ochronę czy też inwestując w zabezpieczenia przeciw kradzieżom przy drzwiach (tak zwane „bramki”), możemy znacząco ograniczyć liczbę kradzieży, dokonywanych w naszym sklepie. Warto jest zadbać o bezpieczeństwo, nawet jeżeli budżet nie pozwala na zaawansowane technologicznie rozwiązania. W mniejszych sklepach można przy kasie zamontować ekran, w którym odbija się większość powierzchni sklepowej, umożliwiając tym samym pracownikom kontrolę i wgląd w to co w danej chwili dzieje się na sklepie. Nie zapominajmy też o zainwestowaniu w ochronę lub ubezpieczenie naszego sklepu w razie włamania po zamknięciu.

Najczęstsze działania/błędy, które zwiększają straty:

• błędne zamówienia,
• złe przyjęcie towaru,
• złe przechowywanie,
• błędna sprzedaż,
• brak reakcji na utratę świeżości,
• zła komunikacja,
• brak kontroli,
• nie przestrzeganie obowiązujących procedur.

Jak widać, większość z tych działań da się zniwelować, zapewniając pracownikom odpowiednie szkolenia.  Przy temacie szkoleń, przypominamy, że z przyjemnością takie szkolenie przeprowadzimy, pomagając waszym pracownikom wdrożyć odpowiednie działania. Dzięki czemu straty zostaną zminimalizowane. Program szkolenia zawsze ustalamy indywidualnie – zwłaszcza przy tematach takich jak minimalizacja strat. Nasz pracownik pomoże zbadać potrzeby danego przedsiębiorstwa, przeanalizuje sytuację i zaproponuje szkolenia w obszarach, które tego wymagają. Więcej na ten temat znajdziecie na tej podstronie.

Zasady ewidencji strat w systemie sklepowym

Oczywistym jest, że żadnemu przedsiębiorcy nie wystarczy informacja o wysokości strat miesięcznych czy tygodniowych 🙂 Konieczna jest poprawnie prowadzona ewidencja, wykonywana podczas inwentaryzacji. Zawiera ona RWRI, czyli rozchód wewnętrzny rozliczenia inwentaryzacji oraz PWRI, czyli przychód wewnętrzny rozliczenia inwentaryzacji (w skład PWRI wchodzą straty inwentaryzacyjne oraz sprzedaż na błędnych kodach). W następnej kolejności mamy RWKZ, czyli rozchód wewnętrzny komisyjne zniszczenie. Tyczy się on towarów uszkodzonych, przeterminowanych oraz tych, które utraciły jakość (np. zestarzały się w skutek zbyt długiego przechowywania). Te towary, za zgodą kierownika muszą zostać zniszczone (zazwyczaj powierza się to firmie zajmującej się wywozem i utylizacją odpadków).

Likwidacja towaru w sklepie czyli jak towary powinny być klasyfikowane do zniszczenia – stoiska owocowo-warzywne

To, że w protokole RWKZ wskazujemy towary do utylizacji jest jasne. Jednak na jakiej podstawie kwalifikować odpowiednie produkty? W teorii jest to sprawa dość prosta, jednak, w praktyce często powstają pewne wątpliwości, dlatego też szczególne wytyczne prezentujemy poniżej.

Dokumentem RWKZ ściągamy ze stanu towary, gdy wystąpiła choć jedna z niżej podanych wad:

• towary utraciły cechy jakościowe, widoczna jest pleśń, odbarwienia, bombaż – czyli już na pierwszy rzut oka widać, że dany owoc czy warzywo jest zepsute i nie nadaje się do spożycia
• towary zostały uszkodzone i nie nadają się do sprzedaży – tu, jeżeli mamy na myśli np. drobne obicie, możemy towar zakwalifikować do przeceny, aczkolwiek, w większości stoisk, jest on od razu usuwany. Niezależnie od wyboru (utylizacja czy promocja) tego rodzaju towar nie może znaleźć się na regularnej ekspozycji;
• opakowania towarów zostały rozszczelnione, rozerwane lub zalane i straciły swoje właściwości. Jako przykład można podać uszkodzenie próżniowego opakowania przy np. kapuście kiszonej;
• uszkodzenia nie pozwalają na ponowne wprowadzenie towaru do sprzedaży;
• towar utracił termin przydatności do spożycia – w przypadku zbliżającego się terminu, możemy zakwalifikować towar do przeceny. Jednak w przypadku przekroczenia terminu nie wolno nam sprzedać danego produktu;
• nie został zachowany ciąg chłodniczy. Nawet, jeżeli towar powierzchownie nie wygląda na niezdatny, jeżeli dopuściliśmy do przerwania ciągu chłodniczego, cała partia musi zostać usunięta. Mimo braku widocznych zmian, towar może być już niezdatny do spożycia i spowodować zatrucia bądź problemy z układem gastrycznym.

Co można zrobić, aby zapobiegać stratom?

Zdajemy sobie sprawę, że to może być najważniejszy akapit tego artykułu dla większości przedsiębiorców. Ale obawiamy się, że jak wspominaliśmy wcześniej, nie ma jednego złotego środka i uniwersalnej rady. Wiadomo, że prowadzenie sklepu i sprzedaż, to jest proces. Każdy element tego procesu powinien być odpowiednio zoptymalizowany, przyczyniając się do zminimalizowania powstałych strat. Aby poprawić funkcjonowanie sklepu i zmniejszyć straty, w pierwszej kolejności należy dokładnie przeanalizować składane zamówienia oraz kontrolować przyjmowanie dostaw. Należy również pamiętać o odpowiednich warunkach składowania towarów, pamiętając o tym, że warzywa i owoce to najdelikatniejsza część asortymentu sklepu i powinna mieć zapewnione odpowiednie warunki. Niezbędna jest także bieżąca aktualizacja list kasowych PLU oraz przeszkolenie personelu. Każdy przedsiębiorca powinien także dbać o odpowiednią komunikację w zespole i sprawować nieustanny nadzór nad pracownikami. Celem weryfikacji przestrzegania przez nich odpowiednich procedur.

Wskazówki, które pomogą ograniczyć straty oraz sprawniej analizować przyczyny ich powstawania:

• zawsze prowadźcie osobny zeszyt kontroli strat;
• towary, które utraciły swoją jakość skierujcie do kosza z przecenami – pozwoli Wam to odzyskać cześć kosztów zakupu;
• codziennie należy kontrolować zamówienie i dostawy a także stany inwentaryzacyjne. Wyciągajcie wnioski – być może regularnie zostają Wam nadwyżki konkretnej grupy produktowej?;
• przestrzegajcie procedur – pisaliśmy, aby nadzorować pracowników, jednak równie ważne jest, abyście sami przestrzegali wdrożonych procedur. Wszak po pierwsze, że to Wy dajecie przykład swoim pracownikom i wpływacie na ich motywację do pracy. A po drugie, wasze działania również mają wpływ na sprzedaż, w takim samym stopniu (o ile nie większym) jak postępowanie waszych podwładnych 🙂

Na podstawie powyższych argumentów, można zauważyć, jak duża odpowiedzialność spoczywa na każdym, kto zdecydował się rozwijać swój biznes w branży FCMG, uwzględniając w nim stoiska owocowo warzywne. Mamy szczerą nadzieję, że cykl naszych artykułów połączony z naszą kompleksową ofertą szkoleniową, dostępną pod tym linkiem, pomoże Wam znacząco podnieść sprzedaż w waszym sklepie i/lub sieci sklepów. Pamiętajcie – klucz to systematyczność w działaniu, na każdym polu (zarówno podnoszenia kompetencji, sporządzania dokumentów, analizowania stanów czy odpowiedniego układania ekspozycji). Życzymy Wam powodzenia i zachęcamy do kontaktu z nami!