Jak poradzić sobie z „czasopożeraczami" i oszczędzić swój czas?

Transkrypcja

Cześć, Nazywam się Agnieszka Rogowska i jestem trenerem. Na co dzień zajmuję się szkoleniami i rozwojem zespołów, głównie zespołów sprzedażowych, ale też i menedżerów. Czyli moją specjalnością, jeżeli chodzi o warsztaty, są szkolenia sprzedażowe i szkolenia menedżerskie. A to, na co dzisiaj chciałam Was zaprosić, to jest temat jak poradzić sobie z tak zwanymi czaso pożeracze na co dzień, na co dzień w pracy. To jest obszar związany z planowaniem, wyznaczaniem sobie zadań, celów. I tutaj realizując szkolenia właśnie z tego tematu, często z grupą pracuję. Właśnie jeden moduł poświęcamy na to właśnie jak sobie radzić z tymi czaso pożeracze. I w pierwszej kolejności trzeba sobie zdać sprawę czym te czaso pożeracze są. Każdy z nas może mieć zupełnie inny. I robiąc warsztaty z tego tematu w grupie pracujemy sobie i ustalamy czym są te czaso pożeracze. Ważne, żeby je wypisać, przyjrzeć się im, poprzyglądać i zobaczyć które czynności na co dzień, które sytuacje. Bo to nie muszą być czynności, to mogą być sytuacje, które te rzeczy sprawiają, że ten cenny czas w trakcie naszego dnia nam po prostu ucieka. I to, co moje grupy wypracowują na szkoleniach, jakie dla nich są czaso pożeracze. No to teraz chcę się z Wami podzielić. Być może niektóre też będą odpowiadały Waszym, bo tak jak już powiedziałam każdy z nas może mieć inaczej. Takim czaso pożeraczem mogą być mgliste cele, niejasno wyznaczone zadania i cele. Bardzo często bywa tak, że jeżeli dostajemy zadanie czy dostajemy cel, nie jest on konkretny, nie ma takich konkretnych wytycznych. No to tutaj, żeby zacząć to zadanie, żeby zacząć realizować.

Bardzo dużo czasu nam zajmuje to, żeby w ogóle zrozumieć, co mam zrobić, na kiedy mam zrobić, po co mam to zrobić. I tutaj też Was odwołuję od razu do innego filmu, który zrealizowałam przy współpracy z Warto szkolić, mianowicie jak wyznaczać poprawnie cele? Mgliste cele mogą być bardzo dużym, takim czaso pożeraczem, że te cenne minuty nam uciekają. Kolejnym takim czaso pożeraczem, który też bardzo często pojawia się wśród uczestników i o tym mówią to jest brak priorytetów, tzn. mają wszystkie zadania i wszystkie są równie ważne i pilne. I brak umiejętności wyznaczania, które zadania dla mnie są ważne, które są pilne, też powoduje, że próbujemy robić kilka rzeczy naraz, a to powoduje wielki chaos i gdzieś tak naprawdę próbujemy kilka, kilka czynności i nie kończymy żadnej. Dlatego brak priorytetów może być też takim naszym czaso pożeraczem. Kolejną rzeczą może być brak umiejętności właśnie dobrego, efektywnego planowania. Zachęcam Was też do obejrzenia kolejnych filmów w tym temacie, gdzie podpowiadam kilka takich metod, narzędzi jak efektywnie planować swój czas. Bo na pewno złe, niewłaściwe planowanie może być takim takim czynnikiem, gdzie ta praca nie idzie nam tak, jakbyśmy tak jakbyśmy chcieli. Zdarza się też tak, że dla niektórych takim czaso pożeraczem to jest taki ogólny jest brak motywacji. Czyli przez to, że ja nie mam motywacji, nie mam zaangażowania do tego, żeby realizować to zadanie, ono mi zabiera bardzo dużo czasu, bo jest mi trudno zabrać się za to zadanie. Innymi czaso pożeraczem, które też spisujemy na szkoleniach to są na przykład rzeczy związane z taką już organizacją pracy u siebie, w swoim miejscu pracy.
Czasami bałagan, czasami porozkładane notatki albo niewłaściwy sposób segregowania dokumentów, albo takie techniczne rzeczy związane z hałasem na przykład. To rozprasza i nie jestem w stanie się skupić. Dla osób ambitnych może być też taka czaso pożeraczem może być chęć posiadania wiedzy o wszystkim, żeby w ogóle zacząć zadanie. Realizować. Muszę wiedzieć wszystko muszę uzbierać sobie od A do Zet wszystkie materiały. I tutaj to mi zabiera bardzo dużo czasu i może się okazać, że części z nich w ogóle nie wykorzystam. I się okazuje na koniec, że po co tyle czasu poświęciłam na gromadzenie, zbieranie materiałów, jak ich po prostu nie wykorzystałam. Jeżeli mamy już zidentyfikowane te swoje czaso pożeracze, czyli macie już świadomość co u Was jest tym czaso pożeraczem, możemy pójść krok dalej, czyli zastanowić się nad tymi środkami zaradczych. Co zrobić? Co jest przyczyną, że te czynności, te sytuacje są na co dzień u mnie? I później jak sobie z tym poradzić? Mam dla Was takie ćwiczenie propozycje. Weźcie kartkę papieru, podzielcie na 3 kolumny. W pierwszej kolumnie wypisz Piszcie Wasze czaso pożeracze co Wam zabiera najwięcej cennych minut w ciągu dnia. Jakie to są sytuacje? Jakie to są czynności? Jeżeli już wpiszecie sobie te wasze indywidualne czaso pożeracze. W drugiej kolumnie napiszcie przyczynę z czego to wynika. Dlaczego to się w ogóle dzieje? A w trzeciej. Jakie mogą być środki zaradcze? Do każdego z tych właśnie czynników podam Wam przykład.

U mnie moim czaso pożeraczem najczęściej są przedłużające się spotkania. Jestem zapraszana na spotkanie i ono tak naprawdę trwa bardzo długo. Przedłuża się przez to, że spotkanie się przedłuża. Mój cały harmonogram dnia jest zaburzony. I ja sobie wypisałam. Moim czaso pożeraczem są przedłużające się spotkania. Idę w drugą kolumnę. Zastanawiam się co jest przyczyną. Z czego to wynika, że te spotkanie się przedłuża? Tak jak się przyglądałam tym sytuacjom, to doszłam do wniosku, że często jest tak, że te spotkania w ogóle nie mają agendy, nie mają jakiegoś planu. Jestem zaproszona na spotkanie. Jest jakiś ogólny tytuł, temat tego spotkania, natomiast nie ma szczegółów. I ja tak naprawdę nie wiem, o czym będzie mowa, jaka jest moja rola w tym spotkaniu? Czyli brak jakiegoś konkretnego planu, agendy tego spotkania. Przechodzę do trzeciej kolumny, czyli środków zaradczych. Co ja mogę zrobić, żeby tej sytuacji zapobiec? Czy ja mam w ogóle wpływ na to? Myślałam, zastanawiałam się i tak sobie pomyślałam, że takim środkiem zaradczy będzie po prostu poproszenie tej osoby, która mnie zaprasza na spotkanie, poproszenie o wysłanie agendy. Czyli zaprasza mnie ktoś na spotkanie. Wrzuca mi spotkanie w kalendarz, gdzie mam zbyt małą ilość informacji. Czego to będzie dotyczyło, jaka jest moja rola. To ja postanowiłam, że będę zwrotnie pisała i pytała. Prosiła po prostu o plan, o agendę. Także tak może wyglądać takie rozpisanie tych przyczyn i tych środków zaradczych. Co robić, żeby tych czaso pożeraczy było jak najmniej? Drugim przykładem, żeby Wam jeszcze lepiej zobrazować to ćwiczenie, to taką pracę nad tym może być mój czaso pożeracz w postaci wrzutek.
Ja to nazywam takie sytuacje, że jestem u siebie na miejscu pracy, mam swój plan, harmonogram i nagle dostaję czy telefon, czy ktoś przychodzi i mnie prosi o pomoc albo bardzo chce żebym. Żebym czymś się drugim, drugim zajęciem zajęła. To są tak zwane wrzutki. I te wrzutki. Nawet jeżeli w pierwszym odruchu mogą się okazać, że to tak naprawdę będzie kilka minut, to mogę pomóc. Mogę się zaangażować na te kilka, kilkanaście minut w to dodatkowe zadanie. Tylko uwaga jeżeli w ciągu dnia tych wrzutek jest wiele, no to się już robi z tego całkiem spory kawałek czasu. No i znowu ja tak się po przyglądałam, mówię no tych wrzutek jest sporo. Jaka jest przyczyna? Z czego to wynika, że te wrzutki ja dostaję? No i się okazało, jak się tak po przyglądałam temu, że tak naprawdę za rzadko odmawiam. Mam jakiś w sobie taki element, że jest mi trudno odmówić. Trudno mi jest powiedzieć nie. Środkiem zaradczy tutaj mogło być właśnie taki trening asertywności, takie postanowienie, że przyglądam się tej mojej asertywności i zacznę w sposób właśnie taki asertywny odmawiać. Nauczę się tego. Po trenuję jak łagodnie, ale jednocześnie stanowczo Mówić, Mówić nie. Takie rozpracowanie tych czaso pożeraczy na te czynniki właśnie, żeby im się poprzyglądać, zidentyfikować, znaleźć przyczynę i znaleźć środki zaradcze, mogą spowodować, że ich będziecie mieli coraz mniej. I tego Wam bardzo życzę. I życzę Wam super efektywnego planowania Waszych zadań. Do zobaczenia!

Zapoznaj się z ofertą szkoleń z efektywności osobistej:

• rozwój umiejętności organizacyjnych i zarządzania czasem
• efektywne zarządzanie czasem i praca pod presją czasu
• Efektywne wykorzystywanie czasu pracy