Zarządzanie jest jednym z kluczowych elementów sukcesu w środowisku biznesowym. Pozwala ułożyć i usprawnić procesy, a tym samym przekłada się na poprawę efektywności. Nie ma jednak uniwersalnych zasad czy metod zarządzania, które pozwalają na odpowiednie zaplanowanie pracy w każdej branży czy firmie. Istnieją jednak różne techniki zarządzania, jakie można w nich wdrożyć. Poznaj zatem podstawowe z nich i sprawdź, jak mogą polepszyć wykonywanie codziennych zadań.
Podstawowe techniki zarządzania – jakich obszarów dotyczą?
Podstawowe techniki zarządzania stanowią fundament skutecznego kierowania organizacją. Poniżej przedstawiamy najważniejsze, do których należy m.in. zarządzanie procesami, zarządzanie projektem czy zarządzanie czasem.
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami to kluczowy element efektywnego funkcjonowania organizacji, który pozwala na na zoptymalizowanie działań firmy. Na czym dokładnie polega ta technika zarządzania?
- Menedżerowie dokładnie przyglądają się bieżącym procedurom, identyfikując kroki i etapy niezbędne do osiągnięcia celu. Szczegółowa analiza pozwala zidentyfikować obszary potencjalnych usprawnień.
- Po analizie procesów następuje identyfikacja obszarów, które mogą być zoptymalizowane. Mogą to być miejsca, w których dochodzi do opóźnień, lub nieefektywnego wykorzystania zasobów.
- Mapowanie procesów to narzędzie graficzne, które pozwala zobaczyć cały proces w jednym spojrzeniu. Tworząc diagramy przepływu pracy, menedżerowie mogą lepiej zrozumieć, jak poszczególne elementy łączą się i wpływają na siebie. To ułatwia identyfikację ewentualnych punktów krytycznych.
- Zarządzanie procesami często wiąże się z optymalizacją struktury organizacyjnej. Przejrzystość i skuteczność procesów wymagają właściwego rozplanowania zadań i odpowiednich kompetencji w poszczególnych obszarach organizacji.
- Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi i technologii wspomagających zarządzanie procesami może znacząco podnieść efektywność.
Metody zarządzania w tym przypadku muszą być stale monitorowane i analizowane. Doskonalenie ciągłe pozwala organizacji utrzymać konkurencyjność i dostosowywać się do zmieniających warunków rynkowych.
Zarządzanie projektem
Metody zarządzania projektami stanowią kluczowy element skutecznego realizowania złożonych przedsięwzięć, umożliwiając elastyczność, dostosowywanie się do zmian oraz skuteczne osiąganie zamierzonych celów. Dwa popularne podejścia do zarządzania projektami to Scrum i metoda zarządzania projektem kaskadowa
- Scrum – ta technika zarządzania opiera się na krótkich iteracjach, nazywanych sprintami, które trwają zazwyczaj od 1 do 4 tygodni. Podczas każdego sprintu zespół skupia się na dostarczeniu skończonego produktu, nazywanego inkrementem. W trakcie i po każdym sprincie możliwe jest wprowadzenie nowych funkcji lub zmiana priorytetów. Nad procesem czuwa wybrany Scrum Master.
- Metoda zarządzania kaskadowa – zakłada linearny przebieg projektu, podzielony na szereg faz, takich jak analiza, projektowanie, implementacja, testowanie i utrzymanie. Każda faza musi zostać zakończona przed przejściem do kolejnej.
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem stanowi kluczowy element strategicznego podejścia do działalności organizacji. Umiejętność identyfikacji, analizy i minimalizacji potencjalnych zagrożeń staje się niezbędna w zmiennej i niepewnej rzeczywistości biznesowej Jakie działania składają się na tę technikę zarządzania?
- Monitorowanie zmian w otoczeniu biznesowym, takich jak trendy rynkowe, regulacje prawne czy działania konkurencji.
- Analiza procesów, infrastruktury oraz kultury organizacyjnej w celu zidentyfikowania potencjalnych ryzyk.
- Wartościowa ocena potencjalnego wpływu zagrożeń oraz prawdopodobieństwa ich wystąpienia.
- Opracowanie planów działania w przypadku wystąpienia konkretnych zagrożeń. W tej technice zarządzania jest to punkt kluczowy.
- Zastosowanie strategii dywersyfikacji działalności czy stosowanie zabezpieczeń finansowych w celu ograniczenia wpływu niekorzystnych zdarzeń.
- Dostosowywanie planów zarządzania ryzykiem w oparciu o nowe informacje.
Zarządzanie czasem
Efektywne zarządzanie czasem pozwala zwiększyć produktywność, minimalizować stres oraz skuteczniej osiągać wyznaczone cele. W tym celu wykorzystywane są przeróżne metody zarządzania. Technik zarządzania czasem jest bardzo wiele, poniżej znajdziesz przykładowe z nich.
- Rozpoczęcie dnia od ustalenia priorytetów i zadań do wykonania.
- Klasyfikowanie zadań według ich pilności i ważności, co ułatwia decydowanie, które zadania należy wykonać jako pierwsze.
- Podział zadań na te, które są ważne i pilne, ważne, ale niepilne, pilne, ale nieważne, oraz te, które są ani ważne, ani pilne.
- Praca intensywna przez 25 minut, po których następuje krótka przerwa. Po wykonaniu kilku cykli można zrobić dłuższą przerwę.
Techniki i metody zarządzania bywają różnorodne. Niemniej dopiero znając je wszystkie, można wybrać te, które sprawdzą się w danej organizacji. Informacje na ich temat pozwalają zdobyć szkolenia menedżerskie, lub szkolenia zarządzania skierowane do kadry zarządzającej. To inwestycja w rozwój firmy i zwiększenie efektywności.
