Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej – relacja ze szkolenia

Czym jest zarządzanie zmianą?

Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej to proces, który polega na planowaniu, monitorowaniu i ocenie zmian w przedsiębiorstwie.  Zarządzanie zmianą jest kluczowe dla prowadzenia firmy. Przedsiębiorstwo, które chce być konkurencyjne, musi dostosowywać się do zmieniających się standardów, potrzeb klientów, czy technologii. Zmiany są szczególnie ważne w firmach produkcyjnych. To właśnie w tej branży najczęściej dochodzi do zmian w technologii, trendach, infrastrukturze firmy (system zarządzania przedsiębiorstwem, planowania, zarządzania jakością itd. Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej wymaga konkretnego, dokładnego planowania oraz zaangażowania pracowników na różnych poziomach organizacji. Dlatego też wprowadzanie zmian w firmie nie należy do najłatwiejszych zadań  i wymaga odpowiedniego przeszkolenia, by wdrażanie zmian mogło zakończyć się sukcesem.

Nasza firma specjalizuje się w szkoleniach dotyczących zarządzania zmianą, dlatego z naszych usług postanowiła skorzystać jedna z firm produkcyjnych, mająca swoją siedzibę na terenie Małopolski, a dokładnie w jej stolicy – Krakowie.  Zapraszamy do przeczytania naszej relacji z tego szkolenia, które poprowadził nasz trener Paweł Głowacki. Ekspert z 24 – letnim doświadczeniem w sprzedaży, zarządzaniu i współpracy z klientem.

Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej – wprowadzenie zmian

Trener Paweł Głowacki, po wyjaśnieniu, we wstępnym etapie szkolenia, czym jest zarządzanie zmianą, postanowił przejść do tematu wprowadzania zmian. Poruszył w nim tematy powodów, korzyści ale również zagrożeń, które wynikają z ich wprowadzania. Wśród powodów zmian wymienił:

• Zmiany zaplanowane wewnętrzne:
  • zmiany w produktach, usługach
  • zmiany w systemie administracyjnym
• Zmiany zaplanowane zewnętrzne:
  • wprowadzanie nowych technologii
  • postępy w przetwarzaniu danych i w komunikacji
• Zmiany niezaplanowane wewnętrzne:
  • zmiany w zatrudnieniu
  • różnice w oczekiwanych i faktycznych wynikach
• Zmiany niezaplanowane zewnętrzne:
  • regulacje rządowe
  • zewnętrzna konkurencja

Zmiany przynoszą dla przedsiębiorstwa również korzyści, ale także zagrożenia. Dlatego i te kwestie zostały poruszone zaraz po poznaniu powodów wprowadzania zmian. Nasz trener zadając pytanie dotyczące tego, czy warto prowadzać zmiany, wskazał uczestnikom następujące korzyści:

• Poprawa wyniku finansowego
• Zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników
• Stabilność biznesu
• Usprawnienie, przyśpieszenie, optymalizacja procesów
• Zwiększenie elastyczności firmy
• Poprawa szybkości działania,
• Zmniejszenie zużycia materiałów
• Zmniejszenie zapasów
• Redukcja kosztów

Odniósł się także do zagrożeń, które zawsze powinny być brane pod uwagę w procesie wprowadzania zmian. A należą do nich:

• Zachwianie stabilności firmy,
• Zwiększenie niezadowolenia pracowników,
• Zwiększenie kosztów,
• Odpływ Klientów firmy,
• Utrudnienie wprowadzania kolejnych zmian

Istotne w zarządzaniu zmianą jest to, by wdrażanie zmian było procesem kontrolowanym i systematycznym, tak by zminimalizować wszelkie zagrożenia. Poznanie korzyści i zagrożeń jest zatem niezwykle istotne w kontroli procesu. Wiedza o nich, pozwala bowiem firmie na skuteczniejsze planowanie zmian i przewidywanie możliwych zagrożeń, które mogłyby zakłócić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a nawet doprowadzić do jego upadku.

Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej – etapy wprowadzania zmian

Niezwykle istotne w procesie zmian, jest również zaangażowanie pracowników. Przede wszystkim zrozumiałe muszą być dla nich korzyści i cel wprowadzanych zmian. Należy dać im również prawo do opinii i sugestii. Jednak, by mogli oni wyrazić swoją opinię, muszą znać również etapy wprowadzanych zmian. Bez ich znajomości, mogą bać się całego procesu, stawiać zmianą opór, a co za tym idzie nie będą chętni do współpracy. Dlatego ważne na szkoleniu stało się zapoznanie menadżerów z poszczególnymi etapami wprowadzania zmian, które później przedstawią pracownikom. Trener Paweł Głowacki wykorzystał do tego dwa modele.

Model Kurta Lewina

Pierwszym z nich był model Kurta Lewina, który przedstawia trzy etapy wprowadzania zmian:

1.Rozmrożenie – wśród pracowników pojawia się potrzeba zmian

a) Wykreowanie w uczestnikach braku akceptacji stanu obecnego

• Pokazanie korzyści wprowadzania zmiany
• Przedstawienie szans wynikających z wprowadzenia zmiany

b) Uczestnicy czują faktyczną potrzebę zmiany

2. Przekształcenie – zmiana postaw / zachowań, kształtowanie nowych wzorców zachowań

• propagowanie zmiany przy wsparciu autorytetów i „agentów zmiany”
• oddziaływanie na zespoły i pojedyncze osoby
• uczestnicy wprowadzają zmianę jako nowy standard

3. Zamrożenie – utrwalenie wprowadzonych wzorców postępowania i postaw poprzez pozytywne wzmacnianie zachowań

• nagradzanie, pochwały, celebracja, pokazywanie korzyści.
• niwelowanie zachowań niepożądanych.
• nowe wzorce stają się̨ normami obowiązującymi w organizacji, a oparte  na nich działania stają się składnikiem codziennej rutyny

Model Johna Kottera

Kolejnym modelem, było 8 kroków zarządzania zmianą wg. Johna Kottera, które przedstawiają się następująco:

• Wzbudź potrzebę zmiany
• Stwórz zespoły przewodzące zmianom
• Zdefiniuj wizję zmiany
• Komunikuj i mobilizuj, aby zdobyć zaangażowanie
• Sprzyjaj działaniu
• Zadbaj o „małe sukcesy”
• Nie przestawaj
• Spraw by zmiana się utrzymała

Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej – reguły wprowadzania zmian

Zmiany w branży produkcyjnej, jak zostało powiedziane na początku tego artykułu, są niezbędne, by firma była konkurencyjna. Jednak, by wprowadzane zmiany nie wprowadzały w firmie chaosu i przynosiły pożądane efekty, ważne jest by trzymać się pewnych reguł wprowadzania zmian. W trakcie szkolenia uczestnicy zapoznali się z następującymi regułami:

• szczegółowe badania i odpowiednia ilość czasu na planowanie zmian
• dostarczanie pracownikom jak największej ilości informacji o planowanym wprowadzeniu zmian
• włączenie pracowników do procesu zmian
• wprowadzanie zmian w tempie wyznaczonym przez pracowników
• ustalanie priorytetów
• mierzenie postępów – co pomoże sprawdzić, czy zmiany przynoszą oczekiwane rezultaty
• elastyczność – zmiany niosą za sobą pewne ryzyko, dlatego ważne jest by umieć się dostosowywać do zmieniających się warunków
• czas, który należy dać procesowi. Zmiany nie przyniosą efektu od razu.

Zapoznanie się z tymi zasadami, pomogło uczestnikom naszego szkolenia, zrozumieć, że sukces we wprowadzaniu zmian, to długi proces, który wymaga zaangażowania wszystkich pracowników i cierpliwości. W związku z tym, menadżerowie wiedzą już, że proces zmian trzeba nieustannie kontrolować i dać czas wprowadzanym zmianą, by ich działanie, przyniosło oczekiwane rezultaty. Dodatkowo uczestnicy wiedzą już, że za niepowodzenie procesu zmian odpowiada kilka czynników, a są nimi m.in.:

• brak wiedzy na temat reguł i tego jak powinien wyglądać etap wprowadzania zmian
• zbyt szybkie wnioski
• brak współpracy z pracownikami
• brak wizji
• brak systematycznego planowania

Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej – lider

Osobą, która przewodzi procesowi zmian jest oczywiście lider. To on komunikuje się z pracownikami i stoi na ich czele. Dlatego trener, Paweł Głowacki, postanowił poświęcić mu osoby moduł. Omawiając temat lidera, trener zapoznał uczestników z cechami i umiejętnościami jakie powinien posiadać dobry lider zespołu. Dzięki temu etapowi szkolenia, uczestnicy, a zwłaszcza liderzy, potrafili zdiagnozować swoje kompetencje, które wymagają jeszcze rozwinięcia. Dlatego też nasz trener postanowił zaproponować firmie kolejne szkolenia na których, pomoże im je poprawić bądź wypracować.

Zarządzanie zmianą w firmie produkcyjnej – podsumowanie

Podsumowując, poprowadzone przez nas szkolenie było bardzo angażujące, oparte na dyskusji, pracach w grupie oraz pracach indywidualnych. Nie zabrakło także omawiania poszczególnych zagadnień na forum. Dzięki szkoleniu firma zyskała:

• wiedzę o tym jak powinno się wprowadzać zmiany
• pomoc w przeprowadzeniu dwóch kluczowych zmian, które były już w trakcie wdrażania
• umiejętność zaangażowania pracowników w procesy zmian
• umiejętność zapoznania pracowników z wprowadzanymi zmianami

Jeśli prowadzisz firmę produkcyjną i chcesz podnieść kompetencje swoich pracowników z zakresu zarządzania zmianą, zgłoś się do nas, a przygotujemy szkolenie dopasowane do Twoich potrzeb. Dodatkowo możemy pomóc Ci w pozyskaniu środków na szkolenie i rozliczeniu projektu.