Kaizen — czym jest słynna japońska filozofia i w jaki sposób możesz ją zastosować w swoim życiu
O filozofii Kaizen mówi się przede wszystkim w kontekście zarządzania przedsiębiorstwem, choć może mieć ona zastosowanie również w życiu osobistym. Najczęściej filozofia Kaizen postrzegana jest jako „metoda małych kroczków”, co dość trafnie opisuje jej istotę. Na czym dokładnie polega, jakie ma zasady i w jaki sposób można zaimplementować Kaizen do swojego życia zawodowego i osobistego? Zapraszamy do lektury!
Kaizen — definicja japońskiej filozofii
W wolnym tłumaczeniu z języka japońskiego, słowo „kaizen” oznacza „zmianę na lepsze”, gdzie „kai” to zmiana, a „zen” – lepsze. Pod tą nazwą kryje się sposób postępowania biznesowego, który umożliwia usprawnienie przyjętych w firmie sposobów zarządzania. Filozofię Kaizen można wykorzystać także w życiu prywatnym. Innymi słowy — wszędzie tam, gdzie mówimy o doskonaleniu procesów.
Rodzaje filozofii Kaizen
Można wyróżnić dwa zasadnicze rodzaje tej filozofii:
- przepływ Kaizen — dotyczy stworzenia zupełnie nowych struktur w obszarze pracy, które w znacznym stopniu polepszają przepływ informacji oraz materiałów,
- proces Kaizen — dotyczy zmian, które są wprowadzane od podstaw, np. poprzez reorganizację stanowisk pracy w firmie.
Japońska filozofia — na czym dokładnie polega?
Ta opracowana w Japonii metoda polega w dużej mierze na bezustannym udoskonalaniu realizowanych w przedsiębiorstwach strategii, procesów i działań. Zgodnie z zamysłem Kaizen, firmy dążą do poprawy jakości usług lub produktów, co wymaga zaangażowania całej kadry — od właścicieli i menedżerów po pracowników szeregowych. Kluczowe znaczenie mają tutaj działania prowadzone u podstaw struktur biznesowych, a zatem tam, gdzie pracują szeregowi pracownicy.
Filozofia Kaizen każe patrzeć na każde stanowisko z zupełnie innej perspektywy, co nie zawsze jest możliwe z punktu widzenia osoby kierującej zespołem. Niezbędne są zatem rozmowy z pracownikami na różnych stanowiskach, po to, aby mogli oni swobodnie wypowiedzieć się na temat spotykanych w pracy utrudnień, ale również swoich pomysłach na usprawnienia.
Kaizen, a zarządzanie przedsiębiorstwem
Filozofia Kaizen koncentruje się na zmianie, która dokonuje się małymi kroczkami. Nie ma tutaj miejsca na rewolucję, a bardziej — na ewolucję. Przełożeni nastawieni są na długofalową modyfikację dotychczasowego sposobu myślenia, eliminowanie przeszkód i uzdrawianie struktur, by w efekcie powstała jakościowa zmiana na lepsze.
Aby skutecznie wdrożyć jej zasady w organizacji, należy najpierw podjąć działania w celu stworzenia odpowiedniej kultury organizacyjnej. Takiej, która będzie otwarta na zmiany i rozwój. Dzięki zastosowaniu filozofii Kaizen w praktyce biznesowej powstały znane na całym świecie metody zarządzania jak np. praca w małych grupach czy zarządzanie przez jakość (Total Quailty Management — TQM) czy stosowana głównie w produkcji i logistyce Just In Time (dostawa na czas).
Najważniejsze cele japońskiego modelu biznesowego
Udoskonalanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie za pomocą metody Kaizen ma przede wszystkim na celu usprawnienie zarządzania, poprawę efektywności produkcji i udoskonalenie produktów i usług. Docelowo — zwiększenie zysków przedsiębiorstwa i poprawę satysfakcji jego pracowników. Według założeń Kaizen wszystkie napotkane problemy powinno się traktować jako okazje do usprawnienia procesów w przedsiębiorstwie.
Oto najważniejsze cele, które można osiągnąć poprzez wprowadzenie opisywanej japońskiej filozofii:
- eliminacja wszelkich marnotrawstw, do których dochodzi w przedsiębiorstwie,
- optymalizacja czasu produkcji lub wykonywanej usługi,
- redukcja nakładów finansowych,
- opracowanie systemu nagradzania najlepszych pracowników,
- polepszenie ergonomii poszczególnych stanowisk pracy.
Kaizen — przykłady zastosowania w życiu osobistym
Zasady Kaizen z powodzeniem stosowane są przez największe przedsiębiorstwa świata, ale również z powodzeniem można je wykorzystać w życiu osobistym. Wielu trenerów, coachów i psychologów zaleca wdrożenie zasad Kaizen w prowadzonych przez siebie przedsięwzięciach. Generalna zasada jest następująca: duże zmiany w życiu powinno realizować się zasadą małych kroków.
Przykładowo, rokrocznie wraz z nadejściem 1 stycznia, znaczna część osób próbuje wprowadzić w życie duże postanowienia. Jedni chcą schudnąć 20 kg, inni przebiec maraton, jeszcze inni — jeździć codziennie do pracy na rowerze. Bardzo często zdarza się, że ambitnie wyznaczone cele są nierealne do zrealizowania bez odpowiedniego przygotowania i pokładów motywacji. Zgodnie z opisywaną filozofią, na drodze do dużej zmiany wyznaczamy sobie małe cele. Chcąc przebiec w danym roku maraton, przebiegnijmy w pierwszym tygodniu 1 km, a w drugim 2 km. Chcąc ćwiczyć 4 razy w tygodniu, rozpocznijmy od jednego 30-minutowego treningu. Zamiast restrykcyjnej diety, zrezygnujmy na początek z jednej przekąski. Poprzez drobne kroki możemy w długoterminowej perspektywie dojść do wymarzonego celu szybciej, niż ci, którzy postawili sobie ambitne cele, jednak szybko zaczęli się zniechęcać początkowymi niepowodzeniami.
Filozofia ta, to również umiejętność rozwiązywania problemów. Kiedy szukamy odpowiedzi na problemy życia codziennego, możemy skorzystać z jednej z metod Kaizen – „5 WHY”. W praktyce, diagnozując prawdziwą przyczynę, zadajemy sobie pytanie „dlaczego” kilkukrotnie i udzielamy szczerej odpowiedzi, co pozwala dotrzeć do źródła problemu.
Stworzona w Japonii filozofia biznesowa Kaizen, jest dziś znana na całym świecie. Umożliwia nie tylko zmianę organizacji procesów biznesowych, ale również zmianę w podejściu do osobistych problemów i zamierzeń. Długofalowe działania oparte na małych krokach i nieustanne dążenie do doskonałości to podstawowe elementy obecne w kulturze japońskiej, zarówno w życiu zawodowym, jak i rodzinnym.
