Szkolenia dla pracownika biurowego - jakie wybrać?

Szkolenia dla pracownika biurowego, są niezwykle istotne, dlatego, że odpowiada on za szereg zadań, wymagających nieustannego rozwoju. Między innymi są to zadania związane z dokumentami, administracją, kontaktem z klientem, korespondencją przychodzącą i wychodzącą. Są to zadania, które mieszczą się, w obszarze również innych zawodów. Różnica jest jednak taka, że pracownik biurowy nie skupia się tylko na jednym z nich, ale wykonuje je wszystkie i to częściej niż osoby zatrudnione na pozostałych stanowiskach. Tak jak w innych zawodach pracownik biurowy powinien regularnie się szkolić. Jednym z powodów jest chociażby stale zmieniająca się technologia i programy. Jak wiadomo, od pracowników biurowych wymaga się np. znajomości Internetu, poczty czy pakietu MS Office. Bez tych umiejętności, osoba zatrudniona na takim stanowisku, zwyczajnie sobie nie poradzi. W tym artykule skupiając się na osobie pracownika biurowego, wskażemy m.in. z jakich szkoleń powinien skorzystać, jakie są jego obowiązki i jakie powinien posiadać umiejętności.

Dlaczego warto szkolić pracowników biurowych, również tych z doświadczeniem?

Szkolenia nie są nagrodą dla nowych ani terapią dla niedoświadczonych. Stanowią strategiczne narzędzie rozwoju – zwłaszcza wtedy, gdy zespół tworzą osoby z dużym stażem, szeroką wiedzą i ugruntowanymi nawykami. Właśnie w tych obszarach jest potencjał do usprawnień, automatyzacji i zwiększenia efektywności. Dlatego w firmach stawia się pytanie: jakie szkolenia dla pracowników biurowych mogą przynieść najszybszy i najbardziej widoczny efekt? Odpowiedź jest prosta – te, które pomogą dostosować się do najnowszych narzędzi i przygotują do kolejnych zmian. W praktyce mowa o podstawowym pakiecie MS Office, ale też podniesieniu poziomu komunikacji i zarządzania sobą w czasie. Lepsze kompetencje zespołu przekładają się na wyższą jakość obsługi klienta i mniejsze ryzyko błędów administracyjnych.

Z perspektywy pracodawcy liczy się też to, jakie szkolenia będą przydatne dla pracownika biurowego dzisiaj, ale też za pół roku i rok. Technologia ciągle idzie naprzód, a organizacje, które nie podążają za nimi, zostają w tyle i zmniejszają swoje szanse na konkurencyjność. Szkolenia muszą też być dopasowane do stanowiska pracy i specyfiki firmy. Pamiętaj! Wysłanie pracowników na szkolenia nie ma na celu zmiany wszystkiego. Wystarczy, że udoskonalą to, co funkcjonuje i wyeliminują obszary spowalniające.

Szkolenia dla pracownika biurowego – obowiązki

Jak wspomnieliśmy wcześniej, pracownik biurowy to osoba odpowiedzialna za zarządzanie i koordynowanie zadań w biurze. Do tych zadań należą:

• Obsługa dokumentów – mowa tutaj o wypełnianiu, przetwarzaniu, wysyłaniu i archiwizowaniu dokumentów firmowych. Należą do nich faktury, umowy, listy i wszystkie inne dokumenty biurowe.
• Organizowanie spotkań – umawianie osób zarządzających na spotkania oraz koordynowanie nimi. Dodatkowo przygotowywanie potrzebnych na nie prezentacji, materiałów prezentacyjnych oraz zadbanie o ich zabezpieczenie.
• Kontakt z klientami i partnerami biznesowymi – odpowiadanie na pytania, wątpliwości. Dodatkowo, przyjmowanie i składanie zamówień i rozwiązywanie problemów.
• Zarządzanie korespondencją – zarządzanie korespondencją przychodzącą, wychodzącą, odbiór i wysyłka przesyłek lub listów
• Wykonywanie zadań administracyjnych – in. obsługa sekretariatu, ewidencja czasu pracy i zatrudnienia, współpraca z biurem rachunkowym
• Obsługa urządzeń biurowych – drukarki, skanery, faksy, niszczarki

Szkolenia dla pracownika biurowego – cechy, jakie powinien posiadać

Dobry pracownik biurowy powinien charakteryzować się wieloma pozytywnymi cechami, które pozwolą mu na efektywne i skuteczne wykonywanie obowiązków, szybkie rozwiązywanie problemów czy utrzymywanie dobrych relacji z innymi pracownikami i klientami.

Cechy dobrego pracownika biurowego

• Organizacja – pracownik biurowy, z powodu wielozadaniowego charakteru swojej pracy, powinien być przede wszystkim dobrze zorganizowany.
• Skrupulatność – pracując przy wypełnianiu papierów, pracownik biurowy musi wykazywać się dokładnością i unikać błędów oraz pomyłek
• Umiejętności interpersonalne – ważne jest posiadanie cech, które pozwolą na nawiązywanie i utrzymywanie dobrych relacji z klientami i współpracownikami
• Znajomość technologii – nie musi to być wiedza zaawansowana, ale pracownik biurowy powinien posiadać podstawową wiedzę na temat obsługi komputera, Internetu, czy sprzętów biurowych. W obecnych czasach jest to cecha niezbędna do wykonywania tego zawodu, bo większość rzeczy załatwia się już wykorzystując technologię cyfrową.
• Umiejętność pracy w zespole – pracownik biurowy, to osoba, która ma kontakt praktycznie ze wszystkimi pracownikami w firmie. Dlatego tak ważne jest, by potrafił współpracować z resztą zespołu i cierpliwie oraz uprzejmie potrafił pomagać im w ich problemach.
• Punktualność i odpowiedzialność – pracownicy biurowi często zasiadają w sekretariacie. Jest to miejsce, w którym klienci uzyskują niezbędne informacje, dlatego nie może dochodzić do sytuacji, w której nikogo w nim nie będzie. Tak samo istotna oprócz punktualności, jest odpowiedzialność. Zadania, które wykonuje się na takim stanowisku wymagają tego, by być ostrożnym, uważnym i dbać o najmniejsze szczegóły.
• Komunikatywność – pracownik biurowy powinien być komunikatywny, ponieważ codziennie ma kontakt z wieloma osobami w firmie, ale również poza nią. Jest to kontakt bezpośredni, bądź telefoniczny. Dlatego ważne jest, by taka osoba była otwarta na dialog oraz umiała jasno wyrażać swoje myśli i słuchać innych.
• Analityczne myślenie – by łatwiej rozwiązywać problemy i podejmować słuszne decyzje w sytuacjach wymagających szybkiego działania, pracownikowi biurowemu przydaje się także myślenie analityczne.

Co daje posiadanie tych cech?

Wysoka skrupulatność, odpowiedzialność i punktualność, są niezbędne do tego, by zbudować pozytywne wrażenie i zdobyć zaufanie swojego pracodawcy, współpracowników oraz klientów. Pracownik biurowy, który posiada te wszystkie cechy, jest w stanie:

• rozwijać swoją karierę zawodową,
• solidnie wykonywać powierzone zadania,
• przyczynić się do sukcesu sukcesów swojego zespołu i firmy.

Jakie efekty przynosi inwestycja w szkolenie pracowników biurowych?

Inwestycja w rozwój kompetencji przekłada się na lepszą organizację pracy, większą samodzielność zespołu i redukcję małych problemów, które mogą zakłócać funkcjonowanie zespołu. W skali miesiąca takie mikrowyzwania mogą na tyle spowolnić działanie administracji, że straty są większe niż ewentualne koszty jednego dobrego szkolenia. Firmy, które wiedzą, jakie szkolenia warto zrobić do pracy biurowej, zyskują przewagę w obszarze administracji i jakości obsługi klienta. Pracownicy są bardziej zmotywowani i lojalni wobec pracodawcy.

Korzyści da się oczywiście zmierzyć, bo zaliczają się do nich:

• krótszy czas realizacji pojedynczego zlecenia,
• mniejsza liczba pomyłek,
• większa elastyczność w podejmowaniu się nowych obowiązków,
• wyższy poziom zaangażowania,
• lepsza atmosfera w pracy.

Jak stać się pracownikiem biurowym?

Zostanie pracownikiem biurowym, wymaga w pierwszej kolejności zdobycia odpowiednich kwalifikacji i wykształcenia. Pracodawcy często wymagają od kandydatów ukończonych studiów wyższych związanych z administracją, biznesem, ekonomią lub informatyką. Niektóre stanowiska wymagają posiadania specjalistycznej wiedzy z zakresów: księgowości, marketingu, czy prawa.

Dodatkowo pracodawcy zwracają również uwagę na doświadczenie, chociażby na niższych szczeblach takich, jak asystent, czy sekretarz, które są już wprowadzeniem do tego zawodu. Nie mniej ważne jest także posiadanie kompetencji z zakresu efektywności osobistej takich jak: komunikacja, praca w zespole. A oprócz tego posiadanie umiejętności technicznych: obsługa komputera, poczty, urządzeń biurowych.

Istotne jest również podejmowanie inicjatywy i samodzielne poszukiwanie ścieżki rozwoju, co można uzyskać poprzez udział w szkoleniach, angażowanie się w różnego rodzaju projekty oraz działania społeczne.

Szkolenia dla pracownika biurowego – z czego powinien się szkolić?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, aby stać się dobrym pracownikiem biurowym, należy podnosić swoje kompetencje i dbać o to, by posiadać wiedzę na temat wciąż zmieniającej się technologii. Z czego więc powinien szkolić się pracownik biurowy, by posiadać potrzebną wiedzę i umiejętności? Przykłady szkoleń prowadzonych w naszej firmie, z których może skorzystać osoba pracująca na tym stanowisku:

• Szkolenia z zakresu efektywności osobistej:
  • Warsztat skutecznej komunikacji i współpracy
  • Planowanie, efektywne zarządzanie czasem i organizacja pracy
  • Efektywne zarządzanie sobą w czasie
  • Savoir-vivre i dress code w biznesie
  • Rozwiązywanie konfliktów
• Szkolenia informatyczne:
  • Obsługa komputera, Internetu oraz poczty e-mail
  • MS Word – poziomy: podstawowy, średniozaawansowany, zaawansowany
  • MS Excel – poziomy: podstawowy, średniozaawansowany, zaawansowany
  • MS PowerPoint – poziomy: podstawowy, średniozaawansowany, zaawansowany oraz tworzenie prezentacji biznesowych
  • Office 365
• Szkolenia księgowo – kadrowe:
  • Weryfikacja ważności dokumentów
  • Działania marketingowe, reklamowe w CIT, PIT, VAT
  • Samochód na gruncie podatku CIT, PIT, VAT

W swojej ofercie szkoleń posiadamy jeszcze wiele innych propozycji dla pracowników biurowych. Jeśli chcesz przeszkolić swoich pracowników, zgłoś się do nas, a przygotujemy dla nich program szkolenia, uszyty na miarę Waszych potrzeb. Zapraszamy do kontaktu!